KUNDEN
Kunden & Verkauf
Kundenakte mit Verlauf, Angebote und Rechnungen (ersetzt GrandTotal), Hinweise per WhatsApp, Newsletter über Brevo – und Anfragen von tsme.at landen direkt als Aufgabe.
- Kundenakte
- Faktura
- Brevo
Projekt · Eigenentwicklung
myCockpit.
myCockpit.
Eins für alles.
Kunden, Rechnungen, Belege, Kalender, Notizblock, Dateien, Websites und Kundenportal – mit Sprachassistenz und KI-Hilfen, auf dem eigenen Server in Deutschland. Gebaut mit KI, getestet und täglich im Einsatz.
Echte Screenshots aus dem Cockpit – Beträge im Präsentationsmodus verdeckt, Testdaten statt Kunden- und Termindaten, Persönliches unkenntlich gemacht.
— Was es kann
Der ganze Betrieb an einem Ort.
Jedes Fachgebiet ist ein eigenes Modul. Bereiche wie Firma, Vereine und Privates bleiben dabei strikt getrennt – jede Abfrage, jede Rolle, jedes Protokoll.
BELEGE
Belege & Buchhaltung
Eingangsrechnungen kommen aus dem Postfach, die KI liest die PDF aus; Bankabgleich, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Anlagen, Einkauf & Marge. Gebuchtes ist unveränderbar – Storno statt Löschen.
- Belege mit KI
- Bank
- UVA
- Marge
WEBSITES
Websites & Kunden-IT
Register aller Kunden-Websites mit Domain-, SSL- und Ausfall-Überwachung, eigene cookielose Statistik, Vorschau-Server für Test-Websites, Cronjobs für Hoster ohne Cron und Netzwerk-Überwachung beim Kunden.
- Überwachung
- Statistik
- Vorschau-Server
- Netzwerk
PORTAL
Kundenportal
Kund:innen melden sich per Einmal-Link an – ohne Passwort – und sehen Rechnungen, Website-Status, Statistik und ihren Blog. AV-Verträge und Referenz-Freigaben schließen sie online ab.
- Einmal-Link
- Blog
- AV-Verträge
- Transparenz
KALENDER
Kalender
Volle Kalenderfunktion direkt in iCloud: Termine anlegen, ziehen und verlängern, Serien und Erinnerungen per Push. Tag, Woche, Monat und Liste, ein Gesamtkalender über alle Bereiche, Terminsuche – und am Handy wie der iPhone-Kalender. Kundentermine kommen mit Anschrift und Kundenakte.
- iCloud
- Gesamtkalender
- Serien & Erinnerungen
- Kundentermine
NOTIZEN
Notizblock & Dateien
Ein Notizblock für alle Bereiche, je Bereich ein Ordner: tippen oder mit dem Apple Pencil zeichnen – mit Druckstärke, liniertem Blatt und Nur-Stift-Modus, damit der Handballen nicht mitmalt. Dazu ein Dateiexplorer mit Vorschaubildern, Teilen und Papierkorb, alles verschlüsselt abgelegt.
- Apple Pencil
- Ordner je Bereich
- Dateiexplorer
- Papierkorb
ORGANISATION
Organisation
Aufgaben über alle Bereiche mit Kanban, Zeitleiste und Eisenhower-Matrix – verknüpft mit der Stelle, wo sie erledigt werden. Ein Posteingang für Belege, Kundenanfragen und WhatsApp, Fristen im Apple-Kalender und eine digitale Visitenkarte zum Teilen per AirDrop.
- Aufgaben
- Posteingang
- Fristen
- Visitenkarte
— Oberfläche
Fühlt sich an wie am Mac.
Ein Werkzeug, das man jeden Tag öffnet, muss Freude machen. Deshalb ist die Oberfläche so gebaut wie die Geräte, mit denen man ohnehin arbeitet – am Mac, am iPad und am iPhone.
App-Bildschirm
- Start ohne Scrollen: je Bereich eine App mit Hinweis-Zahl.
- Schwebende 3D-Widgets, Anflug aus den Sternen, Hintergründe zur Wahl.
Klare Navigation
- Fünf Hauptpunkte statt rund 40 Menüpunkten.
- Ein Lichtstrahl führt vom aktiven Punkt in die Menüleiste; ein Zurück-Knopf überall.
Einstellungen in einem Fenster
- Wie die macOS-Systemeinstellungen – Zahnrad oder ⌘, öffnet es.
- Je Bereich getrennt, mit „Mein Konto“ als erste Seite.
Am Handy
- Als App am Home-Bildschirm, mit eigener unterer Leiste je Ort – frei belegbar.
- Belege direkt mit der Kamera fotografieren.
Kleine Dinge, die zählen
- Rechtsklick-Menüs, sortierbare Tabellen, Popups statt Seitenwechsel.
- Rückgängig, Papierkorb und dezente Soundeffekte.
Sicher, auch in der Pause
- Bildschirmschoner mit dem animierten „c“, danach Sperre mit PIN.
- Bei jedem Update ein kurzes „Was ist neu“.
— KI-Hilfen
Die KI arbeitet mit. Du entscheidest.
Überall, wo sich etwas wiederholt, macht die KI einen Vorschlag – angelegt oder verschickt wird erst nach deiner Bestätigung. Eine eigene Übersicht zeigt, was die KI wo kann. Vor jedem Versand wird geschwärzt, und jede Stufe lässt sich einzeln abschalten.
- Belege Rechnungen aus Postfach, Scan oder Foto werden ausgelesen, das Konto vorgeschlagen, die Zahlungsart erkannt.
- Kundenanfragen Kurzfassung, Termin aus dem Text und ein Antwortentwurf im eigenen Schreibstil.
- Rechnungen Positionstexte aus Stichworten, dazu Rechtschreib- und Formulierungsprüfung.
- Bank Vorschlag, welche Rechnung oder welcher Beleg zu einem Umsatz passt.
- Verträge Laufzeit, Verlängerung und Kündigungsfrist auslesen – direkt als Frist im Kalender.
- Neukunde Firmendaten, Website und UID aus dem Netz vorbefüllen.
- Assistent schlägt Aufgaben, Notizen und Angebote vor, plant den Tag und schreibt einen Wochenrückblick.
— Schnittstellen
Alles läuft zusammen.
Das Cockpit holt sich die Daten dort, wo sie entstehen – vom Netzwerk über den Stromzähler bis zum Familienkalender. Zugangsdaten zu fremden Portalen werden dabei nicht gespeichert.
UniFi-Netzwerk
- Über den UniFi Site Manager: Geräte, Ausfälle, Internet-Verfügbarkeit und WLAN-Qualität je Standort.
- Kritische Meldungen werden automatisch zur Aufgabe – auch für Kunden-Netzwerke.
Energie
- Viertelstunden-Werte vom Smart Meter des Netzbetreibers, PV-Daten aus Fronius Solar.web, Live-Werte über einen kleinen Rechner vor Ort.
- Photovoltaik, Speicher, Wärmepumpe und Wallbox mit Ladungen je Karte – Selbstversorgung, Kosten und Vorjahresvergleich.
Family
- Die Family Wall: abonnierte Kalender, Müll-Termine, Essensplan, Einkaufsliste, Aufgaben – und ein Küchen-Display mit Foto-Ruhemodus.
- Trainings von der Apple Watch per Kurzbefehl, nur für den eigenen Benutzer sichtbar.
- Privates bleibt privat: Family-Daten erscheinen nie in Firmen-Auswertungen.
Kalender & Fristen
- iCloud-, Google- und Vereinskalender werden stündlich abonniert; eigene Fristen landen umgekehrt im Apple-Kalender.
Geld & Belege
- Postfach für Eingangsrechnungen, Bankumsätze und PayPal-Zahlungen – automatisch zugeordnet und abgeglichen.
Kommunikation & Server
- WhatsApp Cloud API für Rechnungs- und Angebotshinweise, Brevo für Newsletter, Hetzner für Server-Zustand und Sicherungen.
- Claude (Anthropic) und ElevenLabs für Assistenz und Stimme – nur mit dem Nötigsten.
— Sprachassistenz
Fragen statt suchen.
Ein Tipp auf das „c“, und die Sprachassistenz hört zu: „Was steht heute an?“, „Welche Rechnungen sind offen?“, „Wann ist das nächste Service fällig?“. Die Antwort kommt am Bildschirm und mit natürlicher Stimme.
- Gesprächsmodus: zuhören, antworten, wieder zuhören – ohne Tippen, am iPad, Handy oder Mac.
- Kurz vorgelesen: nur die Überschriften, dann „Soll ich weiterlesen?“.
- Tägliches Briefing: in der Früh Wetter, Termine und das Wichtigste des Tages.
- Datenschutz zuerst: Zugangsdaten, IBAN, E-Mail-Adressen und Telefonnummern werden geschwärzt, bevor etwas an die KI geht; Nachrichten nur als Anzahl.
- Kosten im Blick: jedes Gespräch im Protokoll, mit fester Monatsgrenze.
— Automation
Läuft von selbst.
Was sich wiederholt, erledigt das Cockpit. Ich bekomme nur Bescheid, wenn ich gebraucht werde – mit Ruhezeiten am Abend und am Sonntag.
- Belege Rechnungen aus dem Postfach werden erkannt, ausgelesen und dem Lieferanten zugeordnet.
- Websites Fällt eine Kunden-Website aus oder läuft ein Zertifikat ab, entsteht sofort eine Aufgabe mit Push.
- Anfragen Eine Anfrage über tsme.at wird zur Aufgabe „beantworten“ – inklusive Benachrichtigung.
- Angebote Verschicktes Angebot → Erinnerung zum Nachfassen, erledigt sich bei Annahme von selbst.
- Statistik Am Monatsersten: Besucherzahlen abholen und eine kurze Einschätzung schreiben – sichtbar im Kundenportal.
- Referenzen Bestätigt ein Kunde seine Freigabe, erscheint er automatisch auf tsme.at.
- Sicherung Jede Nacht verschlüsselte Sicherung auf eine zweite Hetzner-Box, mit regelmäßigem Wiederherstellungs-Test.
— Zeitersparnis
Mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.
Das Cockpit nimmt mir die Wege ab, die früher jeden Tag Zeit gefressen haben: Programme wechseln, abtippen, suchen, nachfassen, erinnern. Was bleibt, ist Prüfen und Entscheiden.
- 2,3 hpro Woche im Schnitt
- 3,3 hin der letzten Woche
- 100+ him Jahr hochgerechnet
Stand Ende Oktober 2026, gemessen vom Cockpit selbst – und das nach wenigen Wochen im Einsatz, mit jedem neuen Modul wächst die Ersparnis.
- Eingangsrechnungenaus dem Postfach laden, abtippen, ablegen, Konto suchenkommen von selbst, die KI liest aus und schlägt das Konto vor – nur prüfen
- Angebote & Rechnungenin GrandTotal schreiben, PDF exportieren, mailen, Zahlung im Blick behaltenaus Vorlage oder alter Rechnung, Versand per Knopf, Zahlung über den Bankabgleich
- Kundenanfragenin Mails suchen, Termin heraussuchen, Antwort schreibenals Aufgabe mit Kurzfassung, Termin und Antwortentwurf in meinem Stil
- Websites der Kund:innenAusfälle oder abgelaufene Zertifikate erst merken, wenn jemand anruftÜberwachung rund um die Uhr, Aufgabe mit Push, bevor es jemand bemerkt
- Buchhaltung für die KanzleiBelege sammeln, sortieren, Liste schreibenKanzlei-Paket erst prüfen, dann mit einem Klick erzeugen
- Fristen & Terminein mehreren Kalendern und Zettelnein Gesamtkalender, Fristen aus Verträgen automatisch, Erinnerung zur rechten Zeit
- Der Überblick am MorgenPostfach, Kalender, Bank und Aufgaben einzeln öffnenein Briefing mit allem Wichtigen – auf Wunsch vorgelesen
Gemessen, nicht geschätzt: Das Cockpit zählt jede Woche, was es tatsächlich erledigt hat, und rechnet mit festen Minuten je Vorgang hoch.
- 10 min je Angebot
- 8 min je Mahnung
- 6 min je Rechnung
- 4 min je Eingangsbeleg aus dem Postfach
- 3 min je Druck-Bestellung
- 2 min je Bankumsatz
- 2 min je Beleg-Versand
- 4 min am Tag für die Website-Überwachung
— Optimierung
Gemessen statt geschätzt.
Ein eigener Systembereich zeigt, welche Daten wann eingegangen sind, welche Läufe funktioniert haben und was die KI kostet. Auswertungen zu Marge, Fixkosten und Abos zeigen, wo es sich lohnt.
- Zustand: letzter Eingang je Datenquelle, Takt, Verlauf über 30 Tage, Überfälliges rot.
- Einkauf & Marge: Lieferant je Rechnungsposition, Marge je Kunde und Leistung.
- Abos & Fixkosten: laufende Kosten gegen laufende Einnahmen.
- Vorjahresvergleich überall, hochgerechnet auf das ganze Jahr.
- 35Module
- 770+Commits
- 100k+Zeilen Code
- 154dokumentierte Entscheidungen
— Server & Sicherheit
Eigener Server. Eigene Regeln.
Kein fremdes Software-Abo, keine Daten bei Dritten, wo es nicht sein muss – betrieben auf einem Hetzner-Server in Nürnberg.
- HetznerServer in Deutschland, automatische Sicherheitsupdates, Docker.
- PangolinZugang nur über Login mit Zwei-Faktor, Angriffe werden geblockt.
- VerschlüsseltDaten auf einem verschlüsselten Datenträger, Geheimnisse nie im Code.
- GesichertJede Nacht verschlüsselt auf eine zweite Box, Wiederherstellung geprüft.
— Codebasis
Sauber gebaut, gut geprüft.
Ein eigener Kern, 35 Module – jedes Fachgebiet liegt für sich und spricht nur über klar beschriebene Schnittstellen mit den anderen. Keine fremden Pakete, keine Abhängigkeiten, die irgendwann veralten.
- Modular: jedes Modul bringt Seiten, Tabellen, Migrationen, Tests und Doku selbst mit; der Kern ändert sich nur, wenn mehrere Module es brauchen.
- Ohne Fremdpakete: kein Composer, kein npm – PHP und Browser-Standards reichen.
- Nachvollziehbar: jede Entscheidung mit Begründung dokumentiert (154 Einträge), Buchungen unveränderbar, Storno statt Löschen.
- Geprüft: automatische Tests je Modul, ein Rauchtest über die ganze Anwendung, Datenbank-Migrationen statt Handarbeit.
- Gehärtet: eigene Sicherheits-Durchsicht – Schutz vor Abrufen ins interne Netz (SSRF), eingeschleustem Code (XSS) und offenen Weiterleitungen.
- 100k+Zeilen PHP
- 35Module
- 128Testdateien
- 206Migrationen
- PHP 8.3
- MariaDB
- eigener Mini-Router
- PDO
- Docker
- Vanilla JS
- eigenes Design-System
— DSGVO & Sicherheit
Datenschutz eingebaut.
Das Cockpit verwaltet Kundendaten, Rechnungen und Belege – deshalb ist Datenschutz kein Anhang, sondern Teil jeder Funktion. Kund:innen sehen im Kundenportal live, was über sie gespeichert ist.
Zwei Schlösser hintereinander
Vor dem Cockpit steht Pangolin – ein Zugangstor, das selbst auf dem eigenen Server läuft. Ohne Anmeldung dort ist das Cockpit von außen nicht einmal zu sehen. Erst danach kommt die Anmeldung mit Passwort und Zwei-Faktor-Code. Dabei gehen keine Daten an andere Firmen.
Wo die Daten liegen
- Eigener Server in Deutschland (Hetzner, Nürnberg) – keine fremde Cloud-Software für Kundendaten.
- Datenplatte verschlüsselt, nach einem Neustart erst zu entsperren.
- Jede Nacht verschlüsselte Sicherung, zusätzlich monatlich im eigenen Tresor.
Wer Zugriff hat
- Zuerst das Zugangstor Pangolin, danach Passwort plus Zwei-Faktor-Code.
- Sperre nach mehreren Fehlversuchen, jede Änderung im Protokoll.
- Eigene Zugänge und Rollen je Bereich – die Steuerberatung etwa sieht nur die Buchhaltung.
- Ein Kundenportal-Zugang sieht nur die eigenen Daten.
Wie übertragen wird
- Immer verschlüsselt (HTTPS mit HSTS).
- Freigabe-, Unterschrifts- und Portal-Links nur als Prüfwert gespeichert, mit Ablauf und Widerruf.
Wie lange aufbewahrt wird
- Rechnungen und Buchhaltung 7 Jahre, wie es das Gesetz verlangt (§ 132 BAO).
- Anfragen über die Website 12 Monate nach Erledigung gelöscht.
- Löschung, Auskunft und Berichtigung per Knopf im Kundenportal anfordern.
Was bewusst nicht passiert
- Keine Passwörter zu Kunden-Websites oder -Systemen – nur Verweise.
- Kein Verkauf und keine Weitergabe für Werbung.
- Keine Daten von Mitarbeiter:innen, Mitgliedern oder Kund:innen der Kund:innen.
- Keine KI-Auswertung von Nachrichten oder Bankdaten; an KI-Dienste nur das Nötigste, ohne Training.
- Website-Statistik selbst gezählt – ohne Cookies, ohne Google Analytics.
Alle Maßnahmen im Überblick: Sicherheit bei TSME.
- Pangolin-Zugangstor
- TOTP-Zwei-Faktor
- LUKS2-Verschlüsselung
- libsodium für Zugangsdaten
- TLS + HSTS
- CSRF-Schutz
- Content-Security-Policy
- Links als SHA-256
- Protokoll nur anhängend
- Mandanten strikt getrennt
- Rollen je Bereich
- SSRF- und XSS-Schutz
- PIN-Sperre bei Inaktivität
- Papierkorb mit Wiederherstellen
- Tägliche Sicherung (restic)
- Verarbeitungsverzeichnis Art. 30
- AV-Verträge online
— Live aus dem Cockpit
Zahlen, die täglich wachsen.
- Kundenportal mit Einmal-Link
- Überwachte Kunden-Websites
- Cookielose Statistik
- Online-AV-Verträge
Ein Teil davon steht auch Ihnen offen: im Kundenbereich mit Rechnungen, Website-Status und Statistik.
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